3 pułapki czyhające na twój zespół – uniknij ich i zostań bohaterem!

3 października 2018

Zarządzanie zespołem, to mimo pozorów, bardzo absorbujące wyzwanie. Pracę z ludźmi, a szczególnie przewodzenie im, można bez wahania nazwać działaniem w dynamicznie zmieniającym się środowisku. Członkowie zespołów rotują, zmieniają się plany do zrealizowania, cele, dostępne technologie, rynek i branża. Wzrasta również doświadczenie i samodzielność poszczególnych pracowników, przez co oczekują oni od menadżera innego sposobu komunikacji i rodzaju delegowanych zadań.

 

Pułapki czyhające na twój zespół

Często też, z pozoru sprawnie działający i komunikujący się zespół, może być w rzeczywistości w “pułapce”. Istnieją bowiem pewne negatywne procesy, które mogą pojawić się w praktycznie każdej grupie. Zadaniem menadżera jest szybkie wykrycie ich i wyeliminowanie. Na szczęście nie trzeba być psychologiem, ani socjologiem, by rozpoznać takie bariery. Należy być czujnym i odpowiednio reagować na zaobserwowane zachowania.

 

“Kto nie idzie z nami, ten przeciwko nam”

Pułapka myślenia grupowego: Każdy, kto oglądał Akademię Pana Kleksa pamięta, mrożącą krew w żyłach, scenę marszu wilków. To właśnie oni, dźwiękami piosenki zespołu TSA, podkreślali, że “Kto nie idzie z nami, ten przeciwko nam. Kto nie idzie z nami, ten wróg”. Co ciekawe, jest to zdanie, które idealnie obrazuje jedną z pułapek czyhających na zespół – myślenie grupowe.

To sytuacja, gdy zespół jest przekonany o swojej wyższości na innymi. Poglądy członków zespołu są spójne, a osoby, które się nie zgadzają z ogólnie przyjętą argumentacją są odsuwane. Zespoły, które wpadły w tę pułapkę izolują się i zamykają na relacje z otoczeniem. Właśnie przez to, są nastawieni bardziej na rywalizację z innymi, niż efektywną współpracę. Najbardziej niebezpieczna konsekwencją tej pułapki jest brak obiektywnej analizy podejmowanych działań i omawianych rozwiązań oraz ignorowanie wartości i norm firmy na rzecz swoich własnych, wewnętrznych zasad.

Unikniesz jej dzięki stałemu konfrontowaniu: Jeżeli menadżer zauważy tego typu zachowania w swojej grupie, to pierwszym krokiem będzie upewnienie się, że to nie on napędza ten mechanizm. Musi przeanalizować, czy sam nie prezentuje takiego stylu myślenia i działania. Drugi krok to konfrontacja. Należy stworzyć warunki do wyrażania sceptycyzmu i krytyki proponowanych pomysłów. Zapraszać gości, superwizorów, którzy po pierwsze będą wnosili świeży powiew w dyskusjach prezentując odmienne zdanie, a także poszerzali waszą perspektywę ukazując swój sposób rozwiązywania trudności, z jakimi się mierzycie.

PanKleks

Źródło: film.org.pl/prace/akademia_pana_kleksa.html

„Skoro ktoś powiedział, że tak ma być, to ma i koniec”

Pułapka status quo: O trudnościach związanych z utrzymywaniem status quo w firmie pisaliśmy już na przykładzie bajki “Nowe szaty króla” (Zobacz tutaj). Przywiązanie do status quo może objawiać się w postawach „Tak jest, zawsze tak było więc tak zostanie”, „Nie pytaj po co i dlaczego tylko rób”. Status quo pojawia się najczęściej w zachowaniach, w których nie zastanawiamy się nad sensem lub efektywnością tego co robimy. 

Jest to pułapka, którą trudno jest wychwycić w zespole, a jeszcze trudniej jest tą przełamać. Właśnie z tego powodu, w firmach nadal funkcjonują nieopłacalne procesy, nieskuteczne i marnujące zasoby procedury. Co gorsze, utrzymywanie status quo w firmie prowadzi do nietrafionych inwestycji biznesowych oraz wprowadzania nieefektywnych strategii. Pracownicy często boją się zabierać głos w obawie przed konsekwencjami ze strony przełożonych, a to z kolei prowadzi do narastającej frustracji i zwiększonej absencji lub rotacji w firmie. 

Unikniesz jej dzięki łamaniu zasad: Nie namawiamy oczywiście do buntu i zamachu stanu. Za to gorąco zachęcamy do przyjrzenia się ludziom, relacjom i procesom w zespole. Chodzi o to, aby ujawnić niepisane normy, zasady, nieoficjalne procedury, które utrudniają współpracę i poddać je otwartej dyskusji. To właśnie dzięki rozmowie o status quo – tracą one swoja moc. Chodzi o zastanowienie się, dlaczego działamy w taki, a nie inny sposób oraz czy możemy opracować skuteczniejsze metody. Jakie nieformalne mechanizmy działają w zespole oraz jaki mają wpływ na jego członków. W jaki sposób budujemy relacje, co nam przeszkadza w efektywnej współpracy, a co mogłoby nam pomóc.

 

“Po co mam się starać, i tak ktoś to po mnie poprawi”

Pułapka rozproszonej odpowiedzialności: mówimy tutaj o takich zjawiskach jak “jazda na gapę” lub próżniactwo społeczne”, czyli w dużym skrócie – mijanie się od wykonywania zadań lub niedostatecznie dobre ich wykonywanie. Ta pułapka powoduje stosowanie działań pozornych przez pracowników lub wykorzystywanie przez nich pracy innych osób. Często za takim podejściem stoi przekonanie, że wkład w wykonywaną pracę nie będzie miał wpływu na efekt końcowy danego zadania i osiągnięcie celu.

Innym objawem rozproszenia odpowiedzialności może być tzw. polaryzacja. Jest to sytuacja, gdy członkowie zespół podejmują bardziej skrajne i radykalne decyzje niż ich wcześniejsze, indywidualne wybory. Zespół może podejmować brawurowe i ryzykowne dla przedsiębiorstwa decyzje, ponieważ występuje rozproszenie odpowiedzialności pomiędzy członków grupy, czyli brak poczucia osobistej odpowiedzialności za konsekwencje.

Unikniesz jej dzięki angażowaniu i docenianiu: Aby wydostać się z tej pułapki, należy zbudować współodpowiedzialność w zespole. O niej również stworzyliśmy osobny materiał (Zobacz tutaj). Można tego dokonać, zapewniając każdemu członkowi zespołu pełną jasność, co do roli jaką pełni oraz jaki wpływ na działanie całej grupy ma ich praca. Dodatkowo, należy dawać pracownikom częste informacje zwrotne, tak by wiedzieli, że zauważane i doceniane są nie tylko wyniki zespołu, ale także działania każdego z nich z osobna. Poczucie odpowiedzialności za wykonywane zadania można wzmagać dzięki zlecaniu zespołom jasnych, angażujących i ambitnych zadań oraz upewnianie się, czy efekt, jaki mają osiągnąć, został przez wszystkich zrozumiany w jednakowy sposób.

 

Wszystko zaczyna się od komunikacji

Praktycznie każdy sposób na unikniecie pułapek zmniejszających produktywność opiera się na otwartej i szczerej komunikacji między pracownikami, a menadżerem. Niby banalne, jednak tego typu pułapki występują nadal w wielu zespołach i często nie zostają wykryte w porę.

Pracę nad produktywnością Twojego zespołu możesz zacząć właśnie od otwarcia się na szczerą rozmowę i zbieranie feedbacku pracowniczego. Łatwo jest być menadżerem, który wie wszystko – ale to nie jest skuteczne. O wiele efektywniejsze jest bycie menadżerem, który słucha wszystkich…

 

Autor:
Joanna Tymczyj

Ekspert zarządzania doświadczeniem pracowników iniJOB