3, 2, 1… uporządkuj działanie – jak poprawić komunikację w firmie

19 kwietnia 2017

Skuteczna komunikacja oraz zarządzanie projektami to podstawa dobrze funkcjonującej firmy. Opóźnienia mogą spowodować problemy w realizacji działań na czas, a co za tym idzie, nawet utratę klienta. Dodatkowo, uporządkowane schematy mogą być znaczącym ułatwieniem pracy członków zespołu. Oto niektóre metody, po które można sięgnąć chcąc poprawić wydajność zespołu poprzez wprowadzenie odpowiedniej komunikacji.

Proste systemy

Rynek narzędzi do zarządzania projektami w zespole jest szeroki. Jednym z nich jest Asana , oparta na projektach, to których przypisany jest zbiór zadań. Można je grupować, wyznaczać daty wykonania, przydzielać do nich osoby, dołączać pliki, tagować i komentować. Jest logiczna, jednak dość skomplikowana. Użytkownicy polecają ją raczej dla zespołów większych niż 10 osób. Wersja podstawowa (do 15 użytkowników) jest bezpłatna.

Alternatywą może być Basecamp . Jest bardzo podobny. Posiada funkcjonalną strukturę i oferuje rozbudowane możliwości planowania, delegowania zadań, a także monitorowania przebiegu ich realizacji. Jest płatny, jednak zdaniem niektórych użytkowników, zdecydowanie lepszy i bardziej przyjazny.

Do zrobienia, w toku, zrobione

Zdarza się, że potrzeba bardziej zaawansowanych systemów, które obejmą swoim wpływem cały model funkcjonowania naszego przedsiębiorstwa. Jednym z takich rozwiązań jest Kanban – metoda sterowania produkcją opracowana w Japonii w latach 50-tych. Polega on na organizacji pracy w taki sposób, by  każda komórka organizacyjna produkowała dokładnie tyle, ile w danej chwili jest potrzebne. Szczególnie istotne jest zarządzanie zapasami.

Współcześnie Kanban jest wykorzystywany do wizualizacji przepływu pracy. Należy podzielić ją na mniejsze segmenty, które umieszczane są w różnych kolumnach – do zrobienia, w toku, zrobione. Pozwala to zilustrować, na jakim etapie znajduje się każdy element. Taki porządek można wprowadzić „fizycznie” na korkowej tablicy lub za pośrednictwem platformy takiej jak Trello. Jest to platforma oparta o zestaw tablic, na których tworzymy listy grupujące zadania

System sprintów

Inną propozycją, choć wymagającą zdecydowanie najwięcej sprawności, jest metoda znana jako SCRUM. Opiera się na pracy w krótkich (zazwyczaj 1-4 tygodnie), powtarzalnych odcinkach czasu. W żargonie nazywane są sprintami. Naczelną zasadą SCRUM jest przeprowadzenie krótkich (maksymalnie 15-minutowych) codziennych spotkań, podczas których omawiane są problemy, jakie się pojawiły, zadania już wykonane oraz czekające na wykonanie w dniu spotkania. Dodatkowo, każdy sprint powinien zakończyć się przeglądem weryfikującym przebieg. Po każdym sprincie powinna powstać kolejna, bardziej rozbudowana wersja „produktu”. Więcej na temat metody Scrum można przeczytać w Przewodniku po Scrumie.

Zwinna komunikacja

Często rozwiązaniem problemu może być wprowadzenie jasnego i wygodnego dla wszystkich systemu komunikowania się. Mogą do tego celu posłużyć wewnętrzne czaty lub gotowe rozwiązania, takie jak aplikacja Slack. Za jego pomocą możliwe będzie tworzenie wielu kanałów (także prywatnych), adekwatnie do potrzeb. Dużą zaletą mogą być okna powiadomień, które poinformują o nowej wiadomości w przypadku oznaczenia lub wiadomości w prywatnym kanale. Alternatywą dla Slacka może być aplikacja HipChat.

Zespół Millennials zauważył, że brakuje im dobrego systemu przekazywania informacji w zespole, co skutkuje opóźnieniami w projektach. Dzięki zgłoszeniu uwagi za pośrednictwem iniJOB.com, ich prośba bezzwłocznie trafi do pracodawcy. Wdrożenie jednego z zaproponowanych sposobów może być skutecznym rozwiązaniem ich problemu.  Dodatkowo, wszyscy pracownicy pozostają anonimowi.